Marie er nyutdannet ernæringsfysiolog. Hun er ikke noe bymenneske og i hele studietiden har hun drømt om å flytte tilbake til hjembygda si, få seg sitt eget hus med hage og en klessnor slik at hun kan tørke klærne ute. Det blir så fantastisk god lukt av klærne når de får tørke ute. Hun ønsker seg en jobb som gir henne tid og frihet til å være tilstede for familien. Nå er drømmen på plass. Hun er på tur å flytte hjem med mann og barn.
Hun planlegger å starte opp sitt eget lille firma. Hun har lest masse om det å starte opp for seg selv og har til og med gått et lite etablererkurs. Hun har jobbet masse med sin egen visjon, sine verdier og sine målsetninger. Hun føler seg virkelig klar for å starte opp og bygge noe som er bare hennes. Med dagens teknologi og alle mulighetene nettet gir, har hun en drøm om å få kunder i hele landet. Hun kan jo nå alle via nett.
Men det er en ting som bekymrer henne litt. Hun kan jo ingen ting om regnskap og økonomistyring.
Økonomistyring
Når vi hører ordet økonomistyring tenker vi automatisk på regnskap og på hvordan vi skal styre pengene våre. Mange overlater dette til regnskapsfører, og bruker ikke mer tid på det. Men økonomistyring er så veldig mye mer. Uansett hva du driver med og hvilke mål du har, så handler det til syvende og sist om å ha penger nok til å kunne fortsette med din business og nå de målene du har satt deg. Og skal du kunne fortsette må inntektene være større enn kostnadene.
Alle de tiltakene vi setter i verk for å skape en meningsfylt arbeidshverdag for oss selv, er etter min mening til syvende og sist økonomistyring.
Det handler selvfølgelig om å følge med på regnskapet og økonomien, men det handler like mye om strategi og strategivalg, om styring og korrigering og om rutiner og administrative oppgaver.
Jeg skal nå gi deg noen konkrete råd for hvordan du kan få kontroll på din bedrift og din arbeidshverdag – jeg ønsker å hjelpe deg frem til en mer meningsfull arbeidshverdag der du tjener penger samtidig som du kan holde på med det du har mest lyst til.
1. Lag ditt maleri
Hvor vil du? Hva er din visjon? Du må ha noe å styre etter.
Jeg bruker å si at du må tegne ditt drømmebilde – lage ditt maleri.
Rett og slett ”tegne” opp hvordan du ønsker å ha det om fem år. Både i forhold til din bedrift, men også i forhold til det private livet utenom bedriften.
2. Finn dine verdier og vær bevisst på dem
Hvem er du og hva er viktig for deg? Du må ikke gå på bekostning av dine verdier – da kommer du til å slite!!
Jeg har i mange år jobbet som konsulent og kursholder. Jeg elsker å jobbe slik, og det å få lov til å bidra til at andre mennesker skal få en positiv opplevelse som gir dem en ny retning har vært en av mine drivkrefter. Det å få love til å inspirerer andre mennesker slik at de får en bedre hverdag, er en viktig verdi for meg. Jeg har valgt å kalle dette for samspill. Men denne måten å jobbe på er i konflikt med en av mine andre viktige verdier, tid med familien min, eller samspill med familien. Jeg gledet meg til å holde kurs og bidra til andres læring, men samtidig slet jeg med den vonde magefølelsen fordi jeg var så mye borte hjemmefra. Jeg mistet så mye tid sammen med mine gutter.
Det var grunnen til at jeg valgte å hoppe av og starte min egen lille bedrift. Jeg erfarer at jeg via nettet kan bidra like mye til læring hos mine drømmekunder, og jeg får i tillegg masse tid til å være sammen med vennene mine og guttene mine!
Du må finne ut hva som er viktig for deg, og du må velge din vei basert på disse verdiene!
3. Beskriv dine overordnede mål
Basert på ditt maleri og dine verdier må du nå forsøke å lage deg tre konkrete overordnede mål. Når du har din ledestjerne klart for deg og du vet hva som gjør deg glad (det handler om dine verdier), og du i tillegg har klart å definere de tre konkrete målene du skal ha fokus på, er det mye enklere å se hva du skal si ja til og hva du skal si nei til. Min erfaring er at gründere og de som tørr å satse på drømmen sin ofte er JA mennesker. Vi har så lyst til å være med der det skjer og vi sier ja til alt som høres gøy ut. Og da går det ofte galt til slutt!
Vi har ikke tid til alt, og vi må velge bort noe. Hver gang du står overfor et valg om å si ja eller nei til en oppgave eller et arrangement må du ta frem maleriet ditt og målene dine. Ha maleriet ditt foran deg og spør deg selv:
- Er dette i tråd med mine verdier?
- Vil dette bidra til at mine mål blir nådd?
- Fører dette meg et skritt videre inn i mitt maleri?
4. Beskriv din forretningsmodell
En forretningsmodell er detaljene i den delen av maleriet som omhandler bedriften din. Den skal underbygge de store linjene i maleriet. Her skal du beskrive kundene dine og verdiløftet ditt. Du skal beskrive hvordan du hjelper dine kunder med det de trenger hjelp til, og du skal beskrive hvilke oppgaver du gjør i hverdagen og hva du har og trenger av infrastruktur og partnere for å kunne gjøre den jobben. Og til syvende og sist må du skissere opp forventede inntekter og kostnader. Dersom inntjeningen er større enn kostnadene, kan dette bli god ”butikk”.
Det finnes mange forskjellige rammeverk for å sette opp en forretningsmodell. Jeg veldig glad i Osterwalder og Pigneurs forretningsmodell.
Jeg anbefaler å ta en runde med forretningsmodellen minst en gang pr. år. Sjekk ut de punktene du hadde sist og spør deg selv om dette fortsatt er riktig. Er du fortsatt på rett vei og er detaljene i maleriet ditt slik at både du og kundene dine synes dette er pent?
5. Ta med hele deg i planleggingen
En forretningsmodell beskriver bedriften din og det du skal ha fokus på i forhold til den. Men husk at vi er hele mennesker som også har et privat liv. Selv om vi er gründere må vi ta vare på oss selv, familie og venner oppi alt dette. Hvis ikke er det veldig lett å møte den berømmelig veggen.
Jeg bruker selv Livshjulet aktivt. Jeg tar det frem med jevne mellomrom og spør meg selv; Hvordan har jeg det egentlig? Der jeg scorer dårlig setter jeg inn tiltak!
Husk! Vær ærlig med deg selv!
6. Strukturer din hverdag
All min erfaring viser at har vi ikke rutiner og struktur på hverdagen, kommer vi ikke i mål. Som gründer brenner vi for faget vårt og for kundene våre. Det ”kjedelige” administrative arbeidet blir ofte bortprioritert fordi det er så mye annet som er spennende og gøy å drive med. Det er den største fella vi kan gå i!!
Til slutt vokser disse oppgavene over hodet på oss, og vi bruker alt for mye tid på å lete etter ting og rydde. Vi mister verdifull tid som vi egentlig skulle ha brukt på å tjene penger. Og da blir dette arbeidsoppgaver som ikke gir oss energi, men som stjeler energi!
Så folkens få på plass rutinene
Klarer vi å få dette til, vil det vi kaller for ”kjedelig” arbeid gå som en drøm og vi frigir masse tid til å holde på med det vi helst vil. Samtidig har vi en herlig følelse av kontroll!
7. Lag en årsplan
Når du har brukt tid på maleriet ditt, verdiene dine, forretningsmodellen din og Livshjulet, er det tid for å sette ned på papiret de prosjektene du skal jobbe med for å realisere din forretningsmodell og for å få Livshjulet ditt til å ”rulle bedre”.
Du må lage deg en årsplan. ”Ha aldri ha mer enn 10 prosjekter på en gang.” Og da gjelder det både prosjekter i forhold til din forretningsmodell, men også private prosjekter. Har du mer enn det vil du ikke klare å være fokusert på de oppgavene du skal gjøre, og du vil mest sannsynlig ikke komme i mål.
8. Lag konkrete delmål for hvert prosjekt
Lag deg konkrete delmål for hvert enkelt prosjekt og tidfest når du har tenkt å oppnå disse målsetningene. Uten konkrete målsetninger klarer vi ikke å styre og korrigere. Noen av disse delmålene kan vi kalle for milepæler. Og har du tidfestet noen milepæler er det viktig å feire disse. Gi deg selv en flott premie hver gang du når en milepæl i prosjektet ditt.
Jeg går så grundig til verks at jeg deler prosjektene mine opp i deloppgaver, estimerer tidsbruk på hver enkelt oppgave. Hver uke starter jeg med å ta for meg prosjektplanene og sette inn oppgaver i kalenderen. På den måten får jeg et mye klarere bilde av hva som må gjøres og hvor lang tid det tar før jeg kan si at prosjektet er klart. Også er det vanvittig deilig å kunne krysse av på utført etter hvert som jeg når målene mine. Bare prøv!
Men husk på en ting! Ikke fyll på for mye hver dag. Jeg har kun fire ting jeg skal konsentrere meg om hver dag! Og en av dem er alltid trening! I tillegg passer jeg på at det hver dag er noe plass som ikke er fylt opp, og jeg prøver å ha halve fredagen uten noen oppgaver. Da har jeg muligheten til å hente meg litt inn dersom jeg ser at noe tar mer tid enn jeg hadde beregnet. Men ofte har jeg en behagelig fredag og det nyter jeg!!
Da tar jeg ofte en lunsj sammen med en venninne, eller hvis det er fint vær tar jeg meg en ekstra lang skitur eller joggetur.
Hverdagslykke og en meningsfull arbeidshverdag!
9. Lag et budsjett basert på alle punktene overfor
Maleriet, målene, forretningsmodellen og prosjektplanen skal sammen danne et grunnlag for å lage budsjett!!
Da er vi kommet til det punktet de fleste tenker først på når de tenker økonomistyring. Som du ser er dette nummer 8 på min liste. Men jeg mener fortsatt at det er kjempe viktig. Det er bare det at hvis budsjettet skal være realistisk, må vi ha tenkt nøye gjennom punktene overfor først.
I min første jobb etter endt økonomistudie spurte jeg sjefen om de hadde noe budsjett. ”Budsjett?!”svarte sjefen, ”nei det har vi ikke. Vi klarer ikke å følge det likevel! Bare tull! Jeg har drevet så lenge at jeg vet hva som funker og hva som ikke funker!” Og det gjorde han nok, helt til det skjedde noe i markedet som gjorde at vi måtte tenke nytt. Da hadde han ikke kontroll lengre, og det tok ikke lang tid før bedriften var konkurs.
I dagens marked skjer det fort, nesten uansett hva det er du driver med. Og det å ha en viss peiling på dine egne tall er veldig lurt. Ved å bruke tid på budsjett arbeid har du tenkt over hva det er som gir inntekter og du vet hva som driver kostnader. Du har med maleriet ditt i bakhodet, justert tallene slik at du skal ha større inntekter enn kostander.
Dette arbeidet kan påvirke forretningsmodellen din eller prosjektplanen din, men det bør ikke justere maleriet ditt. Kanskje skal du bare bruke litt lengre eller litt kortere tid på å komme helt inn i maleriet enn det du hadde tenkt i begynnelsen.
Når du har brukt tid på å lage deg budsjetter vet du hvordan endringer i markedet eller i forretningsmodellen din vil påvirke din økonomi, og du har en mye bedre forutsetning for å vite hvilke tiltak du må sette inn for at du fortsatt skal få lov til å holde på med drømmejobben.
10. Sammenlign budsjett og regnskap
Budsjettet må du sammenligne med regnskapet! Det er viktig at budsjett og regnskap er bygd opp på samme måte slik at det er mulig å sammenligne. Basert på denne sammenligningen må du sette inn tiltak og justere slik at du når målene dine. Og som jeg sa i sted; har du vært med å lage budsjettet og det er basert på dine gjennomtenkte planer, så vet du hvor du skal sette inn tiltak dersom det viser seg at du ikke er på vei mot målet.
