Da jeg fikk kommentaren; «jeg er ikke noe A4 menneske, så rutiner passer ikke for meg», måtte jeg sette meg ned og tenke over hva en rutine egentlig er.
For meg handler rutiner om å gjøre hverdagen min enklere, om å standardisere noen arbeidsoppgaver så de blir enklere å utføre. Standardisere så jeg ikke bruker så mye energi på å tenke på alt jeg skal gjøre. Standardisere så jeg kan bruke viljestyrken min på riktig måte. Standardisere så det blir enklere for andre å overta om det blir nødvendig.
Og det handler om å ta tak i de kjerneoppgavene JEG har i MIN business og som JEG bør gjøre jevnlig for å nå MINE mål.
Jeg klarer ikke helt å se hva som er A4 med det.
Viljestyrke
Visste du at du har en begrenset viljestyrke? At du faktisk kan bruke opp viljestyrken din i løpet av en dag? Det positive er at du kan trene opp viljestyrken din! Den er som en muskel som blir sterkere om du bruker den. Men uansett om du kan trene den opp, så blir den sliten av for mye bruk. (Ref. boken «Viljestyrke – Selvkontroll som nøkkel til suksess» av Roy F. Baumeister og John Tierney)
En av de tingene vi kan vi gjøre for å spare «viljestyrkemuskelen» vår og bruke den på de riktige tingene er å standardisere ALLE de oppgavene som går an å standardisere.
Rett og slett lage oss gode rutiner og gode rutinebeskrivelser.
Læringstrappa
En annen god grunn til å standardiser og lage seg gode rutiner er at ting vi gjør ofte blir en vane og til slutt det vi kaller for en ubevisst kompetanse. Vi går fra å være ubevisst inkompetent via bevisst inkompetent og bevisst kompetent til ubevisst kompetent.
Tenk deg bare det å gå; en gang kunne du ikke det. Nå gjør du det uten å tenke. Det sammen gjelder sykling, bilkjøring, kaffekoking og en hel del andre ting vi gjør i hverdagen. Men felles for dem alle er at vi en gang ikke kunne det og måtte lære det. De første gangene vi skulle gjøre det etter at vi ble bevisst at det er en ting vi kan gjøre, måtte vi tenke over hva vi gjorde og vi måtte bruke litt tid på det. Men nå går det på autopilot.
Sånn er det faktisk med alle ting. Det vi gjør ofte lærer vi oss godt og til slutt går det mer eller mindre på autopilot.
Effektivisering og kontinuerlig forbedring
Det siste punktet jeg vil ta opp i forhold til rutiner er effektivisering og kontinuerlig forbedring; eller lean som det heter på fagspråket.
Når du har laget deg rutiner og gjerne skrevet dem ned og definert stegen i rutinen, er det enklere å ta tak i oppgaven og jobbe med å effektivisere og forbedre oppgaven. Vi kaller det for lean og i denne månedens minikurs i DL klubben får medlemmene et verktøy som de kan bruke for å analysere og gå gjennom arbeidsoppgavene sine med tanke på effektivisering og forbedring.
Jeg kaller det «fjerning av plunder og heft»